#1. Wij zijn zeer tevreden over het verloop van het proces nu we kunnen concluderen dat wij, ook de afgelopen 3 maanden, hebben weten te voorkomen dat dit project ergens over gaat.
#2. Uit het haalbaarheidsonderzoek is gebleken dat de factoren die bijdragen aan het behalen van de doelen op grond van beleidsmatige speerpunten idealiter op onafhankelijke basis in kaart moeten worden gebracht om te voorkomen dat diverse beleidsterreinen elkaar gaan overlappen en daardoor [nog meer] ruis in de interne communicatie optreed. Daarom is besloten dat de haalbaarheidsfactoren niet met elkaar in relatie kunnen worden gebracht waardoor wij dus ook nooit zullen weten of hetgeen we van plan zijn daadwerkelijk haalbaar is. Of dit van invloed zal zijn op de haalbaarheid van het project zal in het volgende overleg worden geagendeerd.
#3. Wij moeten concluderen dat het concept daadwerkelijk alle speerpunten die van belang zijn dekt en ook een reële en daadkrachtige geformuleerde uitwerking behelst. Gezien de opzet van het project kan daarmee het behalen van de doelen binnen 8 maanden zijn gerealiseerd. Omdat wij echter bij opstart van het project hebben geformuleerd een tijdslijn van 4 jaar in acht te nemen voor de realisatie van de gestelde doelen, achten wij het momenteel niet opportuun dit concept op korte termijn verder uit te werken. Wel wordt gekeken of de opzet in basis geschikt zou zijn om te onderzoeken wanneer, na afloop van de gestelde projectperiode, er nog geen wenselijke resultaten zijn bereikt het gunstig kan zijn om met een afgeslankte versie van het geleverde plan toch enkele speerpunten te behalen in een nader te formuleren follow-up.
#4. Om tot een slanke en flexibele organisatie te komen is het van wezenlijk belang dat er harde maatregelen worden genomen en de doelstellingen aan absolute, te behalen, resultaten worden gekoppeld. Ten einde de organisatie wendbaar te maken en in te kunnen spelen op de toekomstprognoses die in een later stadium in kaart worden gebracht is daarom besloten vooral pro-actief op de situatie te reageren en dus nu links en rechts maar wat mensen te ontslaan. Indien wij deze, impopulaire doch noodzakelijke maatregel achterwege laten bekrachtigen wij het beeld dat wij feitelijk niet weten waar we mee bezig zijn en dat moet ten alle tijde voorkomen worden.
# 5. Uit een breed uitgezette enquête onder 30 mensen is gebleken dat de consument vind dat ons imago aan slijtage onderhevig is en de kwaliteit van onze producten minder is geworden. Deze resultaten zijn zorgwekkend en vragen om een onmiddellijke respons vanuit alle departementen van onze onderneming. Daarom is nu besloten de marge’s op onze producten te verhogen, de prijs te verlagen en de afdeling innovatie per onmiddellijke ingang op te heffen. De middelen die hieruit vrij komen zullen in een grootschalige promotiecampagne worden geïnvesteerd. Met deze ingreep kunnen wij onze doelgroep effectief duidelijk maken dat we niet van dit soort enquette-uitslagen gediend zijn.
# 6. Er is ons ter ore gekomen dat sommige werknemers en ook enige cliënten problemen ondervinden in de communicatielijnen binnen onze onderneming. Klaarblijkelijk is er een uitdaging in eenvoudige handelingen zoals het overdragen van dossiers, informeren van collega’s en wordt met enige regelmaat de cliënt gevraagd om de informatie die feitelijk vanuit ons bedrijf geleverd moet worden. Het is pijnlijk duidelijk dat de oorzaak van dit probleem ligt in de kwantiteit en de kwaliteit van de informatie zelf en de administratieve druk die het verwerken van al deze informatie veroorzaakt. Daarom is het wenselijk om tot informatie –reductie te komen. Om dit goed binnen onze bedrijfsvoering te kunnen implementeren zullen wij op alle niveaus deel gaan nemen aan de cursus” Less is More” waarin aandacht wordt besteed aan mail-reductie, gespreks-reductie en overleg reductie. Er is, naar ons oordeel, een scheefgroei binnen onze bedrijfscultuur van kracht. Zeer onjuist wordt gedacht dat wij binnen het stramien van onze werkroosters en de beschikbaarheid van zowel onze werknemers als de diverse managementorganen toch ten alle tijde beschikbaar moeten zijn voor tekst en uitleg, zowel intern als extern. Soms wordt ook gepretendeerd dat de te leveren tekst en uitleg inhoudelijk steekhoudend zou moeten zijn. Niet alleen is dit lekken van informatie onwenselijk, het is ook volstrekt onhaalbaar in het functionerende grit van beschikbaarheid van onze werknemers en al helemaal in perspectief van onze managers. De cursus “Less is More” heeft een brede opzet en leert ons dat ook wij niet alles hoeven te weten en dat onze cliënten feitelijk niet geholpen zijn met informatie. De module “ Zeggen dat jij het ook niet weet” is een verplichte workshop voor iedereen. In de komende maanden kunnen er controlegesprekken plaats vinden waarbij wij van buitenaf worden getoetst op het effectief reduceren van de informatiestroom. Deze zijn onaangekondigd en worden incognito gevoerd. Langs deze weg willen wij al onze werknemers er aan herinneren dat in onze arbeidscontracten een geheimhoudingsclausule is opgenomen die breed van toepassing is en waar de komende tijd meer op gelet zal worden.
